+ Avoids inventing missing data and states assumptions transparently.
- Several current scores do not align cleanly with the stated anchors.
Role & Goal You are an experienced agency growth consultant.
| Category | Office work › Proposals & business plans |
|---|---|
| Tags | AnalyzingReviewingSmall businessTemplate |
Role & Goal You are an experienced agency growth consultant. Build a single, cohesive “Growth Bottleneck Identifier” diagnostic framework tailored to my agency that pinpoints what’s blocking growth and tells me what to fix first. Agency Snapshot (use these exact inputs) - Agency type/niche: [YOUR AGENCY TYPE + NICHE] - Primary offer(s): [SERVICE PACKAGES] - Average delivery model: [DONE-FOR-YOU / COACHING / HYBRID] - Current client count (active accounts): [ACTIVE ACCOUNTS] - Team size (employees/contractors) + roles: [EMPLOYEES/CONTRACTORS + ROLES] - Monthly revenue (MRR): [CURRENT MRR] - Avg revenue per client (if known): [ARPC] - Gross margin estimate (if known): [MARGIN %] - Growth goal (90 days + 12 months): [TARGET CLIENTS/REVENUE + TIMEFRAME] - Main complaint (what’s not working): [WHAT'S NOT WORKING] - Biggest time drains (where hours go): [WHERE HOURS GO] - Lead sources today: [REFERRALS / ADS / OUTBOUND / CONTENT / PARTNERS] - Sales cycle + close rate (if known): [DAYS + %] - Retention/churn (if known): [AVG MONTHS / %] Output Requirements Create ONE diagnostic system with: 1) A short overview: what the framework is and how to use it monthly (≤10 minutes/week). 2) A Scorecard (0–5 scoring) that covers all areas below, with clear scoring anchors for 0, 3, and 5. 3) A Calculation Section with formulas + worked examples using my inputs. 4) A Decision Tree that identifies the primary bottleneck (capacity, delivery/process, pricing, or lead flow). 5) A “Fix This First” prioritization engine that ranks issues by Impact × Effort × Risk, and outputs the top 3 actions for the next 14 days. 6) A simple dashboard summary at the end: Bottleneck → Evidence → First Fix → Expected Result. Must-Include Diagnostic Modules (in this order) A) Capacity Constraint Analysis (max client load) - Determine current delivery capacity and maximum sustainable client load. - Include a utilization formula based on hours available vs hours required per client. - Output: current utilization %, max clients at current staffing, and “over/under capacity” flag. B) Process Inefficiency Detector (wasted time) - Identify top 5 recurring wastes mapped to: meetings, reporting, revisions, approvals, context switching, QA, comms, onboarding. - Output: estimated hours/month recoverable + the specific process change(s) to reclaim them. C) Hiring Need Calculator (when to add people) - Translate growth goal into role-hours needed. - Recommend the next hire(s) by role (e.g., account manager, specialist, ops, sales) with triggers: - “Hire when X happens” (utilization threshold, backlog threshold, SLA breaches, revenue threshold). - Output: hiring timeline (Now / 30 days / 90 days) + expected capacity gained. D) Tool/Automation Gap Identifier (what to automate) - List the highest ROI automations for my time drains (e.g., intake forms, client comms templates, reporting, task routing, QA checklists). - Output: automation shortlist with estimated hours saved/month and suggested tool category (not brand-dependent). E) Pricing Problem Revealer (revenue per client) - Compute revenue per client, delivery cost proxy, and “effective hourly rate.” - Diagnose underpricing vs scope creep vs wrong packaging. - Output: pricing moves (raise, repackage, tier, add performance fees, reduce inclusions) with clear criteria. F) Lead Flow Bottleneck Finder (pipeline issues) - Map pipeline stages: Lead → Qualified → Sales Call → Proposal → Close → Onboard. - Identify the constraint stage using conversion math. - Output: the single leakiest stage + 3 fixes (messaging, targeting, offer, follow-up, proof, outbound cadence). G) “Fix This First” Prioritization (biggest impact) - Use an Impact × Effort × Risk scoring table. - Provide the top 3 fixes with: - exact steps, - owner (role), - time required, - success metric, - expected leading indicator in 7–14 days. Quality Bar - Keep it practical and numbers-driven. - Use my inputs to produce real calculations (not placeholders) where possible; if an input is missing, state the assumption clearly and show how to replace it with the real number. - Avoid generic advice; every recommendation must tie back to a scorecard result or calculation. - Use plain language. No fluff. Formatting - Use clear headings for Modules A–G. - Include tables for the Scorecard and the Prioritization engine. - End with a 14-day action plan checklist. Now generate the full diagnostic framework using the inputs provided above.
This prompt turns agency operations into a monthly diagnostic framework. It includes capacity, process waste, hiring needs, a prioritization engine, and 14-day actions.
ChatGPT is strongest for completeness, transparent assumptions, and logic. Claude and Gemini are detailed but both are truncated, while Gemini has more invented figures and formula inconsistencies.
+ Avoids inventing missing data and states assumptions transparently.
- Several current scores do not align cleanly with the stated anchors.
+ Clearly separates assumptions and links calculations across modules.
- It is truncated mid-checklist and overstates estimated wasted hours.
+ Offers highly specific, niche-tailored actions, owners, and metrics.
- It is truncated, and the priority formula conflicts with its description.
| Criterion | ChatGPT | Claude | Gemini | Leader |
|---|---|---|---|---|
| Instruction following | 9 | 7 | 6 | ChatGPT +29% |
| Accuracy | 8 | 7 | 6 | ChatGPT +14% |
| Specificity | 9 | 9 | 9 | Tie |
| Structure | 9 | 8 | 8 | ChatGPT +13% |
| Right length | 8 | 5 | 5 | ChatGPT +60% |
Scored 1–10 by gpt-5.6-sol with model names hidden (2026-09-24). This is an AI review, not a measurement.
We gave three models the same input and copied their answers unedited. Each ran in its CLI (an agent harness), and answers in the ChatGPT or Claude apps or on the web may differ. Outputs are in Korean.
[Pasted material] 에이전시 유형+틈새: 퍼포먼스 마케팅 에이전시, D2C 뷰티 브랜드 전문 주요 상품 패키지: 메타/구글 광고 운영 + 크리에이티브 제작 월 구독 딜리버리 모델: DFY(대행) 위주 활성 고객 수: 14개 팀 구성: 정직원 3명(AM, 퍼포먼스 마케터, 디자이너) + 프리랜서 카피라이터 1명 현재 MRR: 4,200만원 고객당 평균 매출: 300만원 매출총이익률: 약 55% 성장 목표: 90일 내 활성 고객 20개 / 12개월 내 MRR 8,000만원 가장 큰 불만: 상담까지는 잘 오는데 계약 전환율이 낮음 시간 낭비 구간: 주간 리포트 작성과 클라이언트 수정 요청 핑퐁 리드 소스: 추천 60%, 콘텐츠 25%, 아웃바운드 15% 영업 주기·클로징율: 평균 12일, 22% 리텐션: 평균 유지 7개월, 월 이탈률 8%
대상: D2C 뷰티 브랜드 전문 퍼포먼스 마케팅 에이전시
서비스: 메타·구글 광고 운영 + 크리에이티브 제작 월 구독
현재: 활성 고객 14개, MRR 4,200만원, ARPC 300만원, 매출총이익률 55%
핵심 진단은 다음과 같습니다.
현재 가장 큰 병목은
영업 전환율이고, 동시에 퍼포먼스 마케터 리소스가 이미 과부하 상태입니다.
14일 동안 영업 전환 시스템을 먼저 고치고, 리포트 자동화와 퍼포먼스 마케터 증원을 병행해야 합니다.
매주 금요일 아래 6개 숫자만 갱신합니다.
각 항목을 0~5점으로 채점하고, 가장 낮은 점수 중 영향도가 큰 항목을 다음 14일의 단일 우선순위로 정합니다.
| 영역 | 0점 기준 | 3점 기준 | 5점 기준 | 현재 점수 |
|---|---|---|---|---|
| 수용 능력 | 역할별 가동률 100% 초과, SLA 지연 반복 | 전체 가동률 70~85%, 일부 역할 변동 | 핵심 역할 70~85%, 15% 이상 여유 | 1 |
| 프로세스 효율 | 반복 업무와 수정 핑퐁을 측정하지 않음 | 주요 낭비를 파악했지만 표준화 부족 | SOP·체크리스트·자동화로 낭비 30% 이상 제거 | 2 |
| 채용 준비도 | 병목 역할이 과부하이고 백로그 증가 | 80~90% 가동률 또는 간헐적 SLA 지연 | 채용 트리거와 온보딩 계획이 사전에 준비됨 | 1 |
| 자동화 | 보고·온보딩·QA를 수작업으로 처리 | 일부 템플릿과 자동화 사용 | 반복 업무 대부분이 자동 라우팅·템플릿화 | 1 |
| 가격·패키징 | 고객당 수익성이 불명확하거나 지속적 적자 | 마진은 있으나 시간 대비 수익 미관리 | 역할별 원가·범위·추가 과금이 명확 | 3 |
| 리드 흐름 | 상담은 있으나 어느 단계가 새는지 모름 | 전환율을 추적하지만 개선 실험 부족 | 단계별 전환율과 CAC·회수기간을 관리 | 2 |
| 영업 전환 | 클로징률 15% 미만 | 20~30% | 35% 이상이며 기간도 안정적 | 2 |
| 유지율 | 월 이탈률 10% 이상 | 월 5~8% | 월 3% 이하, 평균 유지 12개월 이상 | 2 |
| 목표 적합성 | 고객 수 목표와 매출 목표가 서로 불일치 | 한쪽만 달성 가능한 구조 | 고객 수·ARPC·마진 목표가 일치 | 1 |
현재 총점은 15점/45점입니다. 특히 수용 능력, 채용, 자동화, 목표 적합성이 낮습니다.
실제 역할별 투입 시간이 없으므로 아래 기준으로 계산합니다.
| 역할 | 고객 1개당 필요 시간 |
|---|---|
| AM | 5시간 |
| 퍼포먼스 마케터 | 8시간 |
| 디자이너 | 7시간 |
| 카피라이터 | 2시간 |
| 합계 | 22시간 |
공식:
가동률 = 현재 고객 수 × 고객당 역할별 필요 시간 ÷ 역할별 월 가용 시간
| 역할 | 현재 필요 시간 | 가용 시간 | 가동률 |
|---|---|---|---|
| AM | 70시간 | 120시간 | 58% |
| 퍼포먼스 마케터 | 112시간 | 120시간 | 93% |
| 디자이너 | 98시간 | 120시간 | 82% |
| 카피라이터 | 28시간 | 40시간 | 70% |
전체 기준:
총 필요 시간 = 14 × 22 = 308시간
총 가용 시간 = 3 × 120 + 40 = 400시간
전체 가동률 = 308 ÷ 400 = 77%
그러나 전체 평균은 77%여도 퍼포먼스 마케터가 93%이므로 실제 병목은 마케터 역할입니다.
지속 가능한 상한을 85%로 설정합니다.
역할별 지속 가능 고객 수
= 가용 시간 × 85% ÷ 고객당 역할 필요 시간
| 역할 | 지속 가능 최대 고객 수 |
|---|---|
| AM | 20개 |
| 퍼포먼스 마케터 | 12개 |
| 디자이너 | 14개 |
| 카피라이터 | 17개 |
최대 지속 가능 고객 수는 가장 낮은 숫자인 12개입니다.
다만 디자이너와 카피라이터의 일부 시간은 수정 핑퐁을 줄이면 회수할 수 있습니다.
현재 불만인 주간 리포트와 수정 요청을 중심으로 추정합니다.
| 반복 낭비 | 추정 월 낭비 | 회수 가능 시간 | 프로세스 변경 |
|---|---|---|---|
| 주간 리포트 작성 | 42시간 | 25시간 | 대시보드 자동 생성 + 예외사항만 코멘트 |
| 클라이언트 수정 핑퐁 | 21시간 | 12시간 | 수정 요청 폼, 월별 수정 라운드 제한 |
| 회의·상태 공유 | 28시간 | 8시간 | 주간 회의 대신 비동기 업데이트 |
| 컨텍스트 스위칭 | 20시간 | 8시간 | 고객별 고정 작업 블록 |
| QA 재확인 | 10시간 | 5시간 | 광고·소재 출시 전 체크리스트 |
| 승인 대기·커뮤니케이션 | 15시간 | 5시간 | 48시간 승인 SLA와 승인 담당자 지정 |
| 온보딩 반복 설명 | 8시간 | 4시간 | 온보딩 설문과 표준 자료 |
| 기타 | 10시간 | 3시간 | 공통 템플릿·FAQ |
예상 회수 가능 시간은 중복 제거 후 약 55~65시간/월입니다.
가장 먼저 바꿀 두 가지는 다음입니다.
20개 고객 기준:
| 역할 | 20개 고객 필요 시간 | 현재 가용 시간 | 부족 시간 |
|---|---|---|---|
| AM | 100시간 | 120시간 | 0 |
| 퍼포먼스 마케터 | 160시간 | 120시간 | 40시간 |
| 디자이너 | 140시간 | 120시간 | 20시간 |
| 카피라이터 | 40시간 | 40시간 | 0 |
리포트 자동화와 수정 핑퐁 감소로 55~65시간을 회수하면, 당장 전원 채용할 필요는 없습니다. 하지만 퍼포먼스 마케터는 현재도 93%이므로 가장 먼저 보강해야 합니다.
예상 capacity: 고객 6~8개 추가
예상 capacity: 고객 4~6개 추가
| 시점 | 조치 | 기대 효과 |
|---|---|---|
| 지금 | 퍼포먼스 마케터 파트타임/프리랜서 풀 확보 | 즉시 4~6개 고객 여력 |
| 30일 내 | 리포트·수정 프로세스 표준화 후 디자이너 보강 검토 | 3~5개 고객 추가 여력 |
| 90일 내 | 고객 18개 이상이면 AM/운영 역할 분리 | 대표·마케터 커뮤니케이션 시간 감소 |
| 자동화 대상 | 예상 절감 시간 | 도구 카테고리 |
|---|---|---|
| 광고 계정 데이터 자동 집계 | 15~20시간/월 | 광고 데이터 커넥터·대시보드 |
| 주간 리포트 템플릿 자동 생성 | 10~15시간/월 | 리포트 템플릿·문서 자동화 |
| 수정 요청 접수·우선순위화 | 8~12시간/월 | 폼·티켓·프로젝트 관리 |
| 광고·소재 QA 체크 | 4~6시간/월 | 체크리스트·승인 워크플로 |
| 온보딩 정보 수집 | 3~5시간/월 | 고객 intake form·자동 문서 |
| 고객 공지·주간 업데이트 | 4~6시간/월 | 메시지 템플릿·예약 발송 |
| 업무 라우팅 | 3~5시간/월 | 태스크 자동 배정 |
우선순위는 다음입니다.
자동화 목표는 모든 커뮤니케이션을 없애는 것이 아니라, 사람이 판단해야 하는 업무만 남기는 것입니다.
총 매출 = 14 × 300만원 = 4,200만원
고객당 매출 = 300만원
고객당 매출총이익 = 300만원 × 55% = 165만원
고객당 추정 직접 원가 = 300만원 × 45% = 135만원
고객당 22시간을 투입한다고 가정하면:
매출 기준 유효 시간당 매출
= 300만원 ÷ 22시간
= 약 136,000원
직접 원가 기준 시간당 원가
= 135만원 ÷ 22시간
= 약 61,000원
매출총이익 기준 시간당 기여
= 165만원 ÷ 22시간
= 약 75,000원
이는 임대료, 영업비, 대표 인건비, 세금 등을 제외한 계산입니다.
20개 고객 × 300만원 = 6,000만원
8,000만원 ÷ 20개 고객 = 고객당 400만원 필요
8,000만원 ÷ 300만원 = 약 27개 고객 필요
| 조건 | 가격 조정 |
|---|---|
| 고객당 월 투입 시간이 25시간 초과 | 가격 인상 또는 포함 범위 축소 |
| 수정 라운드가 2회 초과 | 추가 수정 과금 |
| 광고비·채널 수가 늘어나도 동일 가격 | 채널/광고비 구간별 티어화 |
| 고객이 높은 성과를 내고 가격 민감도가 낮음 | 성과 보너스 또는 성과 수수료 |
| 크리에이티브 제작이 병목 | 기본 소재 수 제한 + 추가 제작 티어 |
| 신규 고객의 요구가 기존 패키지와 다름 | 맞춤형 패키지 대신 별도 프로젝트화 |
추천 구조:
Lead → Qualified → Sales Call → Proposal → Close → Onboard
현재 알려진 값은 다음입니다.
따라서 현재 가장 유력한 병목은 Sales Call 또는 Proposal → Close입니다.
현재 14개에서 20개가 되려면 순증 6개가 필요합니다.
월 이탈률 8%를 적용하면:
90일 후 기존 고객 예상 수
= 14 × 0.92³
= 약 11개
따라서 90일 후 20개를 만들려면 약 9개의 신규 계약이 필요합니다.
필요 영업 콜 = 9 ÷ 22%
= 약 41회
즉, 90일 동안 약 41회, 월 14회의 유효 영업 콜이 필요합니다.
단, 22%가 어느 단계의 전환율인지 불명확합니다. 현재는 Sales Call → Close라고 가정했습니다.
Sales Call → Close
증거:
상담에서 “광고를 운영해드립니다”가 아니라 다음을 명확히 제시합니다.
제안서에 다음을 포함합니다.
공식:
우선순위 점수 = Impact × (6 - Effort) × (6 - Risk)
각 항목은 1~5점이며, Effort와 Risk는 낮을수록 점수가 높습니다.
| 이슈 | Impact | Effort | Risk | 점수 | 순위 |
|---|---|---|---|---|---|
| 상담 후 제안서·후속 시스템 개선 | 5 | 2 | 2 | 80 | 1 |
| 주간 리포트 자동화 | 4 | 2 | 1 | 60 | 2 |
| 수정 요청 폼·라운드 제한 | 4 | 2 | 2 | 48 | 3 |
| 퍼포먼스 마케터 보강 | 5 | 3 | 3 | 45 | 4 |
| ARPC 300만→400만원 패키지 실험 | 5 | 3 | 4 | 30 | 5 |
변화 / 원인 / 다음 액션 1페이지로 통일| 병목 | 증거 | 첫 번째 조치 | 기대 결과 |
|---|---|---|---|
| 영업 전환 | 상담은 충분하지만 클로징률 22% | 제안서·후속 연락·90일 계획 표준화 | 클로징률 30% 이상 |
| 퍼포먼스 마케터 수용 능력 | 역할별 가동률 93%, 지속 가능 한도 12개 | 파트타임/프리랜서 마케터 확보 | 4~6개 고객 추가 여력 |
| 리포트 비효율 | 주간 리포트 추정 42시간/월 | 자동 집계와 1페이지 요약 | 월 20~25시간 회수 |
| 수정 핑퐁 | 월 21시간 추정 | 요청 폼·수정 라운드·QA 체크리스트 | 월 10~12시간 회수 |
| 가격·목표 불일치 | 20개 고객이면 MRR 6,000만원 | ARPC를 400만원까지 올리는 패키지 실험 | 20개 고객으로 MRR 8,000만원 접근 |
| 유지율 리스크 | 월 이탈률 8%, 평균 유지 7개월 | 이탈 사유·온보딩·성과 리뷰 관리 | 신규 영업 부담 감소 |
참고로 평균 유지 7개월이면 단순 계산상 월 이탈률은 약 14.3%입니다. 현재 보고한 월 이탈률 8%와 불일치하므로, 다음 달부터는 고객 수 기준 코호트 이탈률로 다시 계산해야 합니다.
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