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＋ Properly flags fast-changing details for verification.
－ Needlessly hedges the stated delegate-mailbox limitation.
Check whether Copilot can actually reach your sources
Separates local files, non-primary mailboxes, and untranscribed meetings before you ask.
| Category | Using AI › Microsoft Copilot |
|---|---|
| Tags | AnalyzingChecklistQuestion generation |
Work out which sources this request needs, and whether Copilot can actually reach them. **Per thing I need Copilot to use:** 1. **What kind it is** — ***file / email / meeting / chat / person / list*** 2. **Whether it is reachable**, and what has to be true: - **Files must be in OneDrive or SharePoint.** ***A local-only file cannot be referenced*** — it has to be uploaded first, and uploading puts a copy in OneDrive - **Mail: the primary mailbox.** ***Archive, shared, group, and delegate mailboxes are documented as not supported*** — check whether mine is one of those - **Meetings: only what exists as a transcript or recording**, and **only from the point it was turned on** - **Permissions:** ***Copilot cannot open what I cannot open*** 3. **How to reference it** — ***`/` opens a picker with tabs.* **What `/` can reach depends on whether Work IQ is on; with it off, files only** 4. **Limits to check** — ***how many files one prompt takes, how many items a list can have, what file types are supported*** **Then:** - ***What I am assuming Copilot can see and it cannot.*** **This is where most of the wrong answers come from** - **What to do about each gap** — upload it, ask someone to share it, or paste the content directly - **Whether this should be one prompt or several** — *if the sources are unrelated, one prompt blends them* ⚠️ ***Copilot changes fast. Do not state licence tiers, feature availability, limits, or which symbols work, from memory*** — **a guide written months ago is already wrong in places.** Write `[confirm in the tool]` and say where to check.
After pasting, fill in the fields at the bottom (What I want · Where the material lives)
What this prompt does
Most "Copilot cannot find it" cases are material it was never able to reach — a local-only file, a shared mailbox, a meeting with no transcript. This checks reachability first.
Model comparison
ChatGPT best balances verification and actionable guidance. Gemini is specific but overclaims about recordings and Excel, while [C] is missing.
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＋ Gives concrete access checks and remedies per source.
－ Wrongly excludes recordings and asserts extra conditions.
| Criterion | ChatGPT | Gemini | Leader |
|---|---|---|---|
| Instruction following | 9 | 8 | ChatGPT +13% |
| Accuracy | 8 | 6 | ChatGPT +33% |
| Specificity | 9 | 9 | Tie |
| Structure | 9 | 9 | Tie |
| Right length | 8 | 6 | ChatGPT +33% |
Scored 1–10 by gpt-5.6-sol with model names hidden (2026-09-25). This is an AI review, not a measurement.
Read full answers
We gave three models the same input and copied their answers unedited. Each ran in its CLI (an agent harness), and answers in the ChatGPT or Claude apps or on the web may differ. Outputs are in Korean.
What I want: 이번 분기 영업 보고서 초안을 만들려고 해. 지난 3개월 영업팀 회의록이랑 매출 엑셀, 그리고 김도현 팀장님 이메일에 있던 목표 수치를 합쳐서 임원 보고용 슬라이드 개요를 뽑아줘. Where the material lives: 회의록은 Teams 회의 녹화가 자동으로 트랜스크립트로 남아있어. 매출 엑셀은 내 노트북 바탕화면에만 저장돼 있고 아직 업로드 안 했어. 김도현 팀장님 이메일 중 일부는 팀장님 개인 메일함이라 내가 접근 권한이 있는지 모르겠고, 일부는 회사 공유 메일함(sales-shared@)으로 받은 거야.
결론부터 말하면, 현재 상태로는 세 자료를 모두 Copilot이 안정적으로 사용할 수 없습니다.
| 자료 | 종류 | 현재 도달 가능성 | 필요한 조건과 조치 |
|---|---|---|---|
| 지난 3개월 영업팀 회의록 | meeting | 조건부 가능 | Teams 회의에 실제 transcript 또는 recording이 있어야 하고, 사용자가 그 회의와 transcript/recording을 열 수 있어야 합니다. transcription이 켜진 시점 이후의 내용만 대상입니다. 회의 목록에 보인다는 것만으로 transcript 전체를 읽을 수 있는 것은 아닙니다. |
| 매출 Excel | file | 현재 불가 | 노트북 바탕화면의 로컬 파일은 참조할 수 없습니다. OneDrive 또는 SharePoint에 업로드해야 하며, 업로드하면 OneDrive에 사본이 생깁니다. 업로드 후 파일 공유 권한과 파일 형식 지원 여부도 확인해야 합니다. |
| 김도현 팀장 개인 메일함의 이메일 | 미확인 | 사용자가 해당 메일을 실제로 열 수 있고, 그것이 사용자의 기본(primary) 사서함에서 접근 가능한 메일이어야 합니다. 권한이 없으면 Copilot도 열 수 없습니다. 팀장 개인 사서함에 대한 위임 권한만으로 지원되는지는 [confirm in the tool] — 해당 메일을 Outlook에서 직접 열 수 있는지와 Copilot의 최신 지원 문서를 확인해야 합니다. |
|
sales-shared@ 공유 메일함의 이메일 |
지원되지 않는 것으로 봐야 함 | 공유 사서함은 문서상 지원되지 않는 범주입니다. 사용자가 Outlook에서 열 수 있어도 Copilot의 기본 메일 검색 대상이 된다고 가정하면 안 됩니다. 필요한 메일을 기본 사서함으로 전달하거나, 내용을 직접 붙여 넣어야 합니다. | |
| 영업팀원 또는 김도현 팀장 | person | 보조적으로 가능 | 사람을 참조하는 기능이 활성화되어 있어야 하며, 사람을 찾을 수 있다고 해서 그 사람의 메일·파일·회의 내용을 자동으로 볼 수 있는 것은 아닙니다. 사람 검색과 콘텐츠 접근 권한은 별개입니다. |
| 별도의 list | list | 이번 요청에는 없음 | 목록을 사용할 계획이라면 항목 수 제한과 지원되는 목록 종류를 [confirm in the tool] — 실제 Copilot 입력창의 / picker와 최신 Microsoft 지원 문서에서 확인해야 합니다. |
참조 방법은 Copilot 입력창에서 /를 입력해 picker를 여는 것입니다. 다만 다음을 구분해야 합니다.
- Work IQ가 꺼져 있으면
/는 파일 중심으로만 동작하므로, 회의·메일·사람을 picker에서 찾을 수 있다고 가정하면 안 됩니다. - Work IQ가 켜져 있어도 실제로 표시되는 탭과 검색 가능한 콘텐츠는 계정, 테넌트 설정, 권한, 기능 롤아웃에 따라 달라질 수 있습니다.
- Work IQ 상태와 현재 picker 탭은 Copilot의 설정/입력창에서 직접 확인하고, 최신 Microsoft 365 Copilot 도움말의 Work IQ 및
/참조 문서를[confirm in the tool]로 확인해야 합니다. /로 검색된다는 사실은 원문 전체를 읽을 권한이 있다는 뜻이 아닙니다. 최종 기준은 사용자가 원본을 직접 열 수 있는지입니다.
지금 가장 위험한 가정은 다음과 같습니다.
- 노트북 바탕화면의 Excel도 Copilot이 볼 수 있다고 가정하는 것
- Teams 녹화가 있다는 사실만으로 모든 회의 발언이 transcript로 검색된다고 가정하는 것
- 공유 메일함의 메일이 Outlook에 보인다는 이유로 Copilot도 사용할 수 있다고 가정하는 것
- 팀장 개인 메일함에 일부 접근 권한이 있을 가능성을 전체 사서함 접근으로 해석하는 것
- 사람을
/로 찾으면 그 사람의 관련 자료도 모두 열 수 있다고 가정하는 것 - 한 번의 프롬프트가 파일 수, 파일 크기, Excel 구조, transcript 양, 메일 양의 제한을 자동으로 해결한다고 가정하는 것
권장 조치는 다음과 같습니다.
- 매출 Excel을 OneDrive 또는 지정된 SharePoint 폴더에 업로드합니다.
- 업로드한 파일을 직접 열어 Copilot 계정에 읽기 권한이 있는지 확인합니다.
- Teams에서 지난 3개월 회의 각각에 transcript가 실제로 존재하는지 확인합니다. 녹화만 있고 transcript가 없거나, transcription이 켜지기 전 회의라면 내용을 직접 붙여 넣거나 transcript를 확보해야 합니다.
- 김도현 팀장 개인 메일은 Outlook에서 필요한 메일을 직접 열 수 있는지 확인합니다. 열 수 없으면 팀장님에게 전달·공유를 요청합니다.
sales-shared@메일은 Copilot이 지원하지 않는 공유 사서함으로 취급하고, 필요한 메시지를 기본 사서함으로 전달하거나 핵심 내용을 프롬프트에 붙여 넣습니다.- 지원되는 파일 형식, 한 프롬프트에서 처리 가능한 파일 수/크기, list 항목 제한은
[confirm in the tool]— 현재 Copilot picker, Microsoft 365 Copilot 도움말, 그리고 조직의 Copilot 관리자 설정에서 확인합니다. 이 값들은 변경될 수 있으므로 고정 숫자를 전제로 하면 안 됩니다.
프롬프트는 한 번보다 두 단계가 안전합니다. 자료들이 모두 같은 목표인 “분기 영업 보고”에 연결되어 있으므로 완전히 무관한 자료를 섞는 문제는 적지만, 회의·Excel·메일의 권한과 형식이 다릅니다.
먼저 다음처럼 자료별 요약을 따로 만드세요.
업로드한 매출 Excel과 접근 가능한 지난 3개월 영업팀 회의 transcript만 사용해 월별 매출, 목표 대비 실적, 주요 증감 원인, 리스크를 출처별로 정리해줘. 접근하지 못한 자료는 추정하지 말고 ‘자료 없음’으로 표시해줘.
그 다음 메일에서 확인된 목표 수치를 붙이거나 참조해 통합합니다.
아래 회의·매출 요약과 김도현 팀장님 이메일에서 확인한 목표 수치를 비교해 임원 보고용 슬라이드 개요를 작성해줘. 각 수치에 출처와 기간을 표시하고, 확인되지 않은 수치는 추정하지 말아줘.
따라서 현재 확정적으로 필요한 것은 Excel 업로드, 회의 transcript 존재·권한 확인, 개인 메일 접근 확인이며, 공유 메일함 자료는 전달 또는 직접 붙여 넣는 대체 경로를 준비해야 합니다.