44/ 50
＋ Concise while covering nearly every requested element.
－ It unnecessarily requires approval before sending the reply.
Write a reply to a customer complaint
Separates the apology from the admission of fact, and never concedes responsibility you have not verified.
| Category | Office work › Customer support |
|---|---|
| Tags | DraftingRewritingSmall business |
| Updated | · 1 change |
Write a reply to this complaint. **Separate two things that get conflated:** - **Acknowledging their experience** — always appropriate. "I am sorry this happened" acknowledges how it went for them. - **Admitting fault** — only for what I have verified. *Do not concede responsibility for anything I did not confirm. An apology is not an admission, but an invented admission cannot be withdrawn.* Structure: 1. Acknowledge the specific thing they raised, in their words. Not a generic opener. 2. What I have verified, stated plainly. 3. What is still being checked, with when I will come back. 4. What I can do, from what I said is possible. *Do not offer anything outside that.* 5. What I need from them, if anything. 6. Close. One apology total, not one per paragraph. Then: - **What not to say**, and why each would escalate: policy recitation, explaining internal process, "as stated in our terms", anything implying they misread something. - Whether this should be a public reply or moved to private, and why. - Whether it needs to go to someone with more authority before sending. Rules: - *Never dispute their experience.* Address the facts separately from how it felt. - *Do not invent a cause.* If I do not know why it happened, say it is being looked into. - No corporate voice. No "we sincerely value your feedback". - Shorter is better. Long replies read as defensive. **Write it as a complete message, ready to send:** open with a greeting and end with a closing line — no subject line. ***Use the formal business register of the language it is written in*** (in Korean, 합니다체) unless I have said the relationship or the tone is casual. *Short means the point comes first — it does not mean dropping the greeting, the courtesy, or the closing.* *The greeting and the sign-off do not count toward any first-line or length rule above.*
After pasting, fill in the fields at the bottom (Complaint · What I verified · What I can offer)
What this prompt does
Replies are hard because apologizing feels like admitting fault and not apologizing escalates. This splits acknowledgment of the experience from acknowledgment of the facts, sentence by sentence.
Model comparison
ChatGPT is the most concise and complete. Gemini is specific but verbose, while [C] provides no answer.
39/ 50
＋ Clearly separates verified facts from approval limits.
－ The guidance is overlong and invents a response deadline.
| Criterion | ChatGPT | Gemini | Leader |
|---|---|---|---|
| Instruction following | 9 | 8 | ChatGPT +13% |
| Accuracy | 8 | 8 | Tie |
| Specificity | 9 | 9 | Tie |
| Structure | 9 | 8 | ChatGPT +13% |
| Right length | 9 | 6 | ChatGPT +50% |
Scored 1–10 by gpt-5.6-sol with model names hidden (2026-09-25). This is an AI review, not a measurement.
Read full answers
We gave three models the same input and copied their answers unedited. Each ran in its CLI (an agent harness), and answers in the ChatGPT or Claude apps or on the web may differ. Outputs are in Korean.
Complaint: 3일 전 주문한 원목 테이블(주문번호 20260918-88214)이 오늘 도착했는데 상판 모서리가 깨진 채로 왔어요. 포장도 부실했던데 이거 어떻게 보상해주실 건가요? 벌써 두 번째 이런 일이에요. What I verified: 배송 추적 확인 결과 로젠택배 터미널 분류 중 낙하 기록 있음. 자사 QC 출고 사진 기준 포장 상태는 정상이었음. 고객 계정 조회 결과 파손 접수는 이번이 시스템상 처음(고객이 '두 번째'라 했지만 확인 안 됨). What I can offer: 파손 상품은 무료 반품 + 동일 상품 재발송 가능. 재고 없을 시 전액 환불. 배송 지연 관련 추가 보상(쿠폰 등)은 팀장 승인 필요, 지금 즉시 약속 불가.
안녕하세요. 주문번호 20260918-88214 상품의 상판 모서리가 깨졌고 포장도 부실했으며, 같은 일이 두 번째였다는 말씀 확인했습니다. 불편을 드려 죄송합니다.
배송 추적상 로젠택배 터미널 분류 중 낙하 기록이 확인됐고, 자사 출고 사진에서는 포장 상태가 정상으로 확인됐습니다. 실제 파손 경위와 포장 상태는 추가 확인 중이며, 내일 중 확인 결과를 다시 안내드리겠습니다.
상품은 무료 반품 후 동일 상품으로 재발송할 수 있습니다. 재고가 없으면 전액 환불로 처리하겠습니다. 재발송 또는 환불 중 원하시는 방법을 회신해 주세요. 배송 지연에 대한 추가 보상은 팀장 확인이 필요해 현재 확답드리기 어렵습니다.
확인 후 신속히 처리하겠습니다.
감사합니다.
피해야 할 표현과 이유
- “정책상 어쩔 수 없습니다” — 책임 회피처럼 들립니다.
- 내부 처리 절차를 길게 설명하는 말 — 고객의 문제 해결보다 변명에 집중하는 인상을 줍니다.
- “약관에 명시되어 있습니다” — 공감 없이 권리를 제한하려는 말로 받아들여질 수 있습니다.
- “고객님이 잘못 이해하신 것 같습니다” — 고객의 경험을 부정하는 표현입니다.
공개 답변보다는 우선 비공개로 이동하는 것이 좋습니다. 주문번호와 보상 처리가 포함되어 개인정보 및 개별 배송 기록을 다뤄야 하기 때문입니다. 공개 채널에는 “확인을 위해 비공개로 안내드리겠다” 정도로만 남기면 됩니다.
배송 지연 추가 보상을 언급할 예정이므로, 보내기 전에 팀장 승인을 받는 편이 안전합니다.
Change history
| Date | What changed and why |
|---|---|
| Added a default formal register and a complete-message format (greeting, closing, sign-off). |
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